Individualsoftware und Standardsoftware – was ist der Unterschied?

In welchen Fällen reichen Standardlösungen aus? Und wann sollte man als Unternehmen lieber Individualsoftware einsetzen? Hier kommen die Antworten.

Felix Schul
Felix Schul
, 21. Jun 2021

Fast jedes Unternehmen kommt irgendwann an einen Punkt, wo es dringend neue Softwarelösungen braucht. Das gilt nicht nur für Digitalunternehmen, sondern auch für andere Branchen. Ob Buchhaltung oder Kundenmanagement, Personalabteilung oder Logistik – jeder Unternehmensbereich benötigt Software, die seinen besonderen Anforderungen entspricht. Manchmal reichen dabei Standard-Computerprogramme völlig aus. Je komplexer der Bereich sich gestaltet, desto eher wird jedoch eine Individualsoftware notwendig. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf individuell gestaltete Computerprogramme. Aber was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware? In welchen Fällen reichen Standardlösungen aus? Und wann sollte man als Unternehmen lieber Individualsoftware einsetzen? Hier kommen die Antworten.

Individualsoftware: Das bringt sie mit

Unter Individualsoftware versteht man individuell für ein Unternehmen, bzw. einen Produktionsbereich, entwickelte Computerprogramme. Diese beinhalten maßgeschneiderte Funktionen, die exakt an die Anforderungen und Prozesse im Unternehmen angepasst sind. Vergleicht man Individualsoftware mit Möbelstücken, dann bekommen Sie hier einen maßgeschneiderten Massivholztisch, der in Design, Funktionalität und Material genau Ihren Wünschen entspricht.

Zur Entwicklung von Individualsoftware haben Sie dabei zwei Möglichkeiten:

  • Sie entwickeln Ihr benötigtes Computerprogramm selbst mit Hilfe Ihres hauseigenen Entwicklerteams. Diese Lösung bietet sich an, wenn Ihr Unternehmen ohnehin Softwareentwicklung als Basisgeschäft betreibt und in der Lage ist, das Computerprogramm selbst zu konzipieren.
  • Sie geben die Individualsoftware bei einem spezialisierten Digitalunternehmen in Auftrag. Das ist dann sinnvoll, wenn Ihr Kerngeschäft außerhalb der Entwicklung von Software liegt und Sie sich eine schnelle, fehlerfreie, individuell auf Sie zugeschnittene Lieferung wünschen.

Standardsoftware: Das kann sie leisten

Als Standardsoftware bezeichnet man jede Form von Software, die standardmäßig gekauft oder kostenlos heruntergeladen werden kann. Dazu gehören viele EDV-Programme wie Microsoft Office mit Word oder Excel, aber auch Bildbearbeitungsprogramme wie die Adobe Cloud und Apps wie der Facebook Messenger. In Unternehmen kommt Standardsoftware bei alltäglichen Büroaufgaben oft zum Einsatz, z. B. im Customer Relationship Management (CM/CRM) und in der Personalabwicklung (HR).

Standard-Software bietet oft viele Funktionen und Funktionserweiterungen, ist aber stets auf vorgegebene Möglichkeiten begrenzt. Nehmen wir wieder das Möbelbeispiel zu Hilfe, entspricht Standard-Software eher einem schwedischen Möbelhaus-Tisch, der zwar mit einigen zusätzlichen Möbeln à la Baukastensystem erweitert werden kann, aber nie zum individuellen Lieblingsstück wird.

Standardsoftware können Sie ebenfalls auf zwei Wegen bekommen:

  • Entweder ist sie bereits in der Hardware integriert, wie einige Standardprogramme, die per Windows schon im Computer daherkommen, wenn dieser mit Betriebssystem gekauft wird.
  • Oder sie wird separat gekauft und dann auf der entsprechenden Hardware installiert.

Vorteile und Nachteile von Individualsoftware

Individualsoftware ist heute für viele Unternehmen die erste Wahl, und das aus guten Gründen.

Vorteile:

  • Leichte Integration in die Unternehmensprozesse: Die Software passt sich Ihren Firmenstrukturen an und nicht umgekehrt.
  • Funktionsumfang: Individuell für Sie produzierte Software umfasst genau die Funktionen, die Sie benötigen, nicht mehr und nicht weniger.
  • Unkomplizierte Anbindung an Schnittstellen: Individualsoftware kann mit bestehenden Computerprogrammen verbunden werden.
  • Unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Sollten sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern, kann Individualsoftware angepasst werden.
  • Handling und Knowhow: Einmal geschult, kennen alle Ihre Mitarbeiter*innen das Programm und müssen sich im Gegensatz zu Standard-Software nicht nach jedem der ständigen Releases neu orientieren. Auch sparen Sie sich langwierige Selbstversuche beim „Tunen“ der Software, denn sie kommt bereits als perfekt maßgeschneidertes Gesamtpaket.
  • Updates/Wartung: Sie sind nicht abhängig von vorgegeben Updatezeiten und veränderten Nutzungsbedingungen der Softwarehersteller, sondern können genauso updaten, wie es Ihrem Unternehmen passt.
  • Datenschutz: Der Datenschutz in Ihrer Individualsoftware ist rechtlich up-to-date und entspricht den Vorgaben im Land Ihres Unternehmenssitzes.
  • Kein „Locked-In-Effekt“: Sie sind nicht auf die abonnierten Cloud-Funktionen eines Softwareunternehmens beschränkt, sondern können jede andere Software ebenso nutzen.
  • Support: Entschließen Sie sich nicht zu einer Inhouselösung, sondern beauftragen ein externes Unternehmen mit der Entwicklung Ihrer Individualsoftware, haben Sie dort anders als bei Standardsoftware eine*n direkte*n Ansprechpartner*in. (Konzipieren Sie die Software selbst, liegt der Support sogar im eigenen Unternehmen.)
  • Kosten: Die Kosten sind einmalig für Softwareentwicklung und Support, bzw. werden vorab mit Ihrem Entwicklerunternehmen abgesprochen. Sie müssen keine laufenden Update-, Upgrade- oder Abokosten in Kauf nehmen.

Aber natürlich gibt es auch bei der Individualsoftware ein paar Dinge, die nachteilig sein können. Das sind zum Beispiel:

  • Höhere Anschaffungskosten: Anfangs zahlen Sie für die Erstellung von Individualsoftware natürlich deutlich mehr als beim Kauf von Standardsoftware.
  • Zeitfaktor: Eine individuelle Softwarelösung zu entwickeln, dauert länger, als eine Standardlösung herunterzuladen.

Vorteile und Nachteile von Standardsoftware

Auch Standardsoftware hat ihre Vorteile. Das sind vor allem:

  • Kosten: Die Anschaffungskosten bei Standardsoftware sind meist geringer als bei individuell konzipierter Software.
  • Zeitfaktor: Standard-Computerprogramme können Sie sofort downloaden und anwenden.

Demgegenüber gibt es allerdings auch viele Nachteile:

  • Versteckte Kosten: Auch wenn die Anschaffungskosten niedrig sind, müssen Sie mit laufenden Update- und Abokosten rechnen.
  • Aufwändigere Integration in Unternehmensprozesse: Standard ist eben Standard, und nicht auf Sie zugeschnitten.
  • Funktionsumfang: Wichtige Funktionen, die Sie benötigen, können fehlen. Umgekehrt kann eine Standardsoftware auch viele Funktionen umfassen, die Sie gar nicht gebrauchen können, aber trotzdem bezahlen müssen.
  • Anbindung an Schnittstellen: Die Verbindung mit bestehenden Computerprogrammen kann bei Standardsoftware schwierig oder unmöglich sein.
  • Updates/Wartung: Sie sind mit Standardsoftware an vorgegebene Update-Zeiten und laufend änderbare Nutzungsbedingungen gebunden.
  • „Locked-In-Effekt“: Gerade bei Cloud-Abonnement sind Sie lange an ein Softwareunternehmen gebunden. Andere Software funktioniert damit nur bedingt.
  • Begrenzte oder keine Anpassungsmöglichkeiten: Ändern sich die Anforderungen Ihres Unternehmens, wird die Software diesen vermutlich nicht mehr gerecht und Sie müssen sich nach einer komplett neuen Lösung umschauen.
  • Datenschutz: Der Datenschutz ist bei Standard-Software nicht immer up-to-date oder passt nicht zu den Bestimmungen im Land Ihres Unternehmenssitzes.
  • Handling und Knowhow: Mit jeder neuen Version der Standardsoftware müssen Mitarbeiter*innen evtl. neu geschult werden. Auch kostet das eigenständige Anpassen von Standardsoftware viel Zeit – und oft auch Nerven – wenn es denn überhaupt möglich ist.
  • Support: Sie haben wenig bis keinen Support durch die Herstellerunternehmen von Standardsoftware.

Individual- oder Standardsoftware – welche Lösung für welchen Fall?

Auch wenn die Vorteile von Individualsoftware grundsätzlich überwiegen, gibt es sicher auch einige Fälle, in denen Standardsoftware durchaus ausreichen kann. Dazu zählen:

  • einfache, iterative und administrative Prozesse
  • Prozesse, die „nebenbei“ ablaufen und nicht das Kerngeschäft betreffen

Perfekte Beispiele für solche Arbeitsprozesse sind das oben beschrieben Customer Relationship Management, Buchhaltung und HR-Verwaltung. In solchen Fällen kann gute Standardsoftware Ihren Ansprüchen voll und ganz genügen. Updatekosten werden dann von vielen gerne in Kauf genommen.

Anders sieht es aus, wenn Sie eine Software benötigen, die

  • komplexe und individuelle Unternehmensprozesse betrifft
  • direkt mit Ihrem Kerngeschäft zusammenhängt
  • es auf dem Markt einfach noch nicht gibt
  • unbedingt in andere Systeme integriert werden sollte

Damit sind zum Beispiel folgende Bereiche gemeint: CMS (Content Management Systeme), Onlineshops, Businessportale und Suchmaschinen. In solchen Fällen lohnt sich die Investition in eine Individualsoftware enorm und kann Ihnen Zeit, Nerven und letztlich auch Geld sparen.

Wettbewerbsvorteile durch Individualsoftware

Die digitale Welt ändert sich rasant, und mit ihr ihre verschiedenen Branchen. Das führt zu zahlreichen neuen Geschäftszweigen, die blitzschnell aus dem Netz hervorsprießen – so schnell, dass Standardsoftware oft gar nicht mithalten kann. Das heißt: Für einige Anforderungen, die ein Unternehmen erfüllen muss, gibt es einfach keine Lösung auf dem Markt, die zufriedenstellend ist. Mangelhafte Software führt dabei zu mangelhaften Arbeitsprozessen und damit auch zu mangelhaften Projektergebnissen. Diese wiederum sorgen für wachsende Unzufriedenheit bei Kund*innen.

Entscheiden Sie sich frühzeitig für Individualsoftware als Lösung des Problems, vermeiden Sie dieses Dilemma nicht nur für Ihr eigenes Unternehmen. Sie sichern sich auch massive Wettbewerbsvorteile gegenüber den Unternehmen, die noch immer vergeblich nach perfekter Standardsoftware suchen.

Auswirkungen von Individualsoftware auf Mitarbeiter*innen

Individualsoftware hat einen weiteren großen Vorteil, der sich nicht in Kosten niederschlägt, wohl aber in der Motivation Ihrer Mitarbeiter*innen. Durch individuell konzipierte Lösungen, die jede*r Mitarbeiterin bald in- und auswendig kennt, schaffen Sie:

  • Eine höhere Zufriedenheit im Team: Anstatt sich mit immer wieder auftretenden Fehlern und Unzulänglichkeiten bei Standardsoftware auseinanderzusetzen, können sich Ihre Mitarbeiter*innen voll und ganz auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und dort mehr Erfolge feiern.
  • Interne Learningeffekte: Das Onboarding wird umso einfacher, wenn Mitarbeiter*innen mehrerer Teams sich mit der Unternehmenssoftware bestens auskennen. Anstatt sofort den Support eines Herstellerunternehmens zu bemühen, können Teammitglieder einander eigenständig helfen und bei Fragen kompetent unterstützen.
  • Einen stärkeren Zusammenhalt: Eine exklusive Unternehmenssoftware steigert das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team und kann auch anspornen, der Konkurrenz ein Schnippchen zu schlagen. Standardsoftware kennt schließlich jede*r. Aber Ihre eigens konzipierte Software nutzen eben nur die Mitarbeiter*innen Ihres Unternehmens – und können sich dadurch von anderen abgrenzen.

Individualsoftware extern erstellen lassen

Haben Sie sich für Individualsoftware entschieden, gratulieren wir Ihnen zu einem bedeutenden Schritt nach vorne. Die Vorteile werden sich schon bald in Ihrem Unternehmen zeigen, indem Sie schneller, effektiver und reibungsloser arbeiten können. Doch zuvor geht es an die Konzeption.

Verfügen Sie selbst nicht über Ressourcen oder Knowhow, um Ihre individuelle Softwarelösung herzustellen, schauen Sie sich nach einem kompetenten Partner dafür um.

Bei der Auswahl Ihres Entwicklerteams sollten Sie folgende Faktoren beachten:

  • Kompetenzen in der Software-Entwicklung: Hat das Unternehmen Backend- und Frontend-Skills, die Sie überzeugen? Gibt es dazu Kundenreferenzen?
  • Kostentransparenz: Bekommen Sie einen transparenten, fairen und nachvollziehbaren Kostenvoranschlag? Sind die Wartungskosten dort auch angegeben oder separat erklärt?
  • Servicetransparenz: Erhalten Sie ein maßgeschneidertes SLA (Service Level Agreement), in dem alle Entwicklerleistungen und Supportleistungen aufgeführt sind?
  • Support: Welche Kontaktmöglichkeiten gibt es, wenn Sie Hilfe brauchen? Ist der Support deutschsprachig oder nur englischsprachig?
  • Not- und Bereitschaftsdienst: Gerade bei umsatzrelevanter Software ist es wichtig, dass diese zu jeder Zeit funktioniert. Achten Sie also auch auf Non-Stop-Verfügbarkeit beim Support.
  • Kommunikation: Kommuniziert das Entwicklerunternehmen professionell? Fühlen Sie sich in Ihren Anforderungen verstanden und unterstützt? Werden Lösungsansätze verständlich erklärt? Wird auf Ihre Wünsche kompetent eingegangen?
  • Monitoring und Reporting: Bietet das Unternehmen ein ausreichendes Monitoring zum Entwicklungsprojekt an? Welches Reporting dürfen Sie erwarten?
  • Features: Gibt es im Angebot des Unternehmens auch zusätzliche Funktionen wie das Bereitstellen einer Managed Cloud und ein fortlaufendes Container Management?

Haben Sie all diese Fragen beantwortet, sind Sie dem richtigen Unternehmen zur Herstellung Ihrer Individualsoftware sicher schon ein ganzes Stück näher.

Fazit: Individualsoftware pusht Ihr Unternehmen nach vorne

Wie bei allen wichtigen Entscheidungen rund um Ihr Business gibt es auch bei der Frage nach Individualsoftware oder Standardsoftware kein Patentrezept. Die Tipps in diesem Blogpost sollen deshalb keine allgemeine Handlungsempfehlung, sondern vielmehr Entscheidungshilfen für Sie sein. Noch mehr Tipps und Unterstützung zur Entscheidung beim Kauf von Software finden Sie übrigens in unserem Blogartikel zur „Make-or-Buy-Analyse“.

Fassen wir also zusammen:

Standardsoftwarelösungen können bei Standardprozessen gut funktionieren. Es gibt viele Computerprogramme auf dem Markt, die dafür absolut ausreichend sind. Da der Faktor Anschaffungskosten hier kleiner ist als bei Individualsoftware, gibt es auch keinen Grund, in solchen Fällen mehr auszugeben.

Wollen Sie sich aber abgrenzen, individuell besser werden und im Wettbewerb hervortun, ist Individualsoftware zweifellos die bessere Wahl. Lassen Sie sich von den höheren Anschaffungskosten nicht abschrecken, sondern denken Sie weiter – an Updatekosten, die Sie sparen, an Effizienz, die Sie erhöhen, und letztlich an Umsatz, den Sie steigern können.

Denken wir wieder an unser Möbelbeispiel, heißt das: Nicht jeder Gartenstuhl muss maßgeschneidert sein. Manchmal tut es auch der einfache Liegestuhl aus der Sitzgruppe vom Möbelhaus. Aber der Lieblingssessel, auf dem Sie und alle Ihre Gäste sitzen sollen, auf dem Sie zugleich arbeiten, relaxen und sich weiterbilden wollen, wahrscheinlich schon.

Fragen rund um Individualsoftware? Sprechen Sie mit uns!

Wir setzen als Digitalunternehmen voll und ganz auf individuelle Softwarelösungen und haben schon vielen Kund*innen damit geholfen, dauerhaft erfolgreicher zu arbeiten. Wollen auch Sie davon profitieren und Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein, sprechen Sie uns an. Wir hören uns Ihre Anforderungen und Wünsche ganz genau an und beraten Sie dazu, was für Ihr Unternehmen in Frage kommt. Dabei ziehen wir selbstverständlich auch Standardsoftware in Betracht. Wir möchten Ihnen eine ehrliche Einschätzung zu den Möglichkeiten und Notwendigkeiten Ihrer künftigen Software geben. Dabei ist unser Ziel immer die größtmögliche Zufriedenheit unserer Kund*innen. Wir freuen uns über jede unverbindliche Anfrage.